De energieprijzen rijzen de pan uit en de inflatie is op recordhoogte. Hierdoor staat de financiële gezondheid van een groot deel van Nederland onder druk. Financiële fitheid van werknemers lijkt in eerste instantie niet iets waar een werkgever iets mee moet of moet willen, maar het tegendeel is waar.

Relevantie voor werkgevers

Financiële stress is een van de meest voorkomende vormen van stress. Werknemers nemen dit mee naar de werkvloer. Het is daardoor direct van invloed op de arbeidsproductiviteit en werkprestaties van werknemers en de sociale cohesie op de werkvloer. Bovendien kan dit kan leiden tot gezondheidsschade, ziekteverzuim en langdurige uitval. Een werknemer met schulden kost werkgevers gemiddeld duizenden euro’s per jaar vanwege de hoeveelheid ziektedagen en verminderde productiviteit. Ook zijn werknemers met financiële stress sneller vatbaar voor fraude en diefstal. Er is dan ook een rol voor werkgevers weggelegd. Tijdig optreden van de werkgever is niet alleen in het belang van de organisatie en het welzijn van werknemers, maar kan bovendien ook vallen onder de wettelijke verplichtingen die je als werkgever hebt.

Goed werkgeverschap en zorgplicht

Het informeren naar en acteren op de geestelijke gesteldheid van werknemers hoort bij goed werkgeverschap. Daarnaast heb je als werkgever een zorgplicht om te waken voor stress en gezondheidsklachten van werknemers en te reageren op negatieve signalen van werknemers op dat punt.

Rol van werkgevers

Er zijn diverse mogelijkheden om de financiële gezondheid van werknemers te behouden en te bevorderen:

– Zorg voor goede arbeidsomstandigheden en een vertrouwde werkomgeving.

– Probeer signalen te herkennen.

– Vergroot de bespreekbaarheid. Vaak is er schaamte rondom financiële zorgen, niemand hangt graag de vuile was buiten en praat over geld.

– Betaal – op tijd en op voorspelbare dagen – een marktconform salaris, al dan niet met een herijking in verband met de hoge inflatie.

– Verwijs (in een handboek, nieuwsbrief, reglement, intranet) naar en/of faciliteer een financiële gezondheidscheck en/of een budgetcoach of financieel adviseur.

Je hebt als werkgever baat bij financieel gezonde werknemers, zeker ten tijde van arbeidsmarktkrapte en hoog ziekteverzuim. Investeer daar dan ook in.

Patricia Neijtzell de Wilde
Advocaat, Partner, Brantjes Advocaten

Misvatting over vrije dagen op officiële feestdagen
Het is een veel voorkomend misverstand dat werknemers automatisch vrij zijn en recht hebben op loondoorbetaling op officiële feestdagen, zoals bijvoorbeeld Koningsdag, Pinksteren en Kerst.

Het staat nergens in de wet dat je als werkgever verplicht bent een werknemer vrij te geven op een officiële feestdag.

Cao en/of arbeidsovereenkomst bepalen vrije dagen
Hoewel veel werkgevers hun werknemers vrij geven op officiële feestdagen, zijn zij hiertoe dus niet verplicht, tenzij dat in de toepasselijke cao staat.

Als er geen cao van toepassing is, of als er niets over vrije dagen op officiële feestdagen in staat, kan in de arbeidsovereenkomst worden afgesproken of er wel of niet wordt gewerkt op een officiële feestdag.

In bepaalde branches, zoals in de zorg, de horeca en de offshore, is noodzakelijk dat wordt doorgewerkt op officiële feestdagen. Andere sectoren, zoals de schoonmaak, logistiek en handelshuizen, zijn vrij op 1 mei (Dag van de Arbeid) – wat in Nederland geen officiële feestdag is – maar werken door op een officiële feestdag zoals Koningsdag.

Werkgevers kunnen dus, in het belang van de onderneming, afspraken maken ten aanzien van het wel of niet werken op officiële feestdagen. Als een officiële feestdag is aangemerkt als vrije dag, dan gaat dat niet ten koste van de vakantiedagen van de werknemer.

Ruilen van feestdagen
In een arbeidsovereenkomst of cao kan worden afgesproken dat de ene officiële feestdag kan worden ingeruild voor een andere feestdag. Dan is wel belangrijk om duidelijk te maken of dit alleen geldt voor erkende officiële feestdagen (Nieuwsjaardag, Pasen, Pinksteren, Kerst, Hemelvaartsdag, Koningsdag en Bevrijdingsdag), of dat werknemers ook kunnen ruilen met dagen zoals bijvoorbeeld het Suikerfeest en/of Keti Koti.

Vakantiedagen
Naast officiële feestdagen – die wel of niet als vrije dag zijn aangemerkt – hebben werknemers wettelijk recht op een vast aantal vakantiedagen per jaar (20 bij een fulltime dienstverband). Daar bovenop vergoeden werkgevers vaak nog extra vakantiedagen (bovenwettelijke vakantiedagen). Uitgangspunt is dat vakantie volgens de wensen van de werknemer wordt vastgesteld, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten (bijvoorbeeld onderbezetting).

Verplichte vrije dagen
In principe kan een werkgever dus niet bepalen wanneer de werknemer met vakantie gaat. Wel is mogelijk om als werkgever bepaalde dagen – zoals bijvoorbeeld Goede Vrijdag of de dag na Hemelvaartsdag – als verplichte vrije dagen aan te wijzen. Een verplichte vrije dag gaat wel ten koste van een vakantiedag van de werknemer.

Patricia Neijtzell de Wilde

Advocaat, Partner, Brantjes Advocaten

Inmiddels zijn in heel Nederland de schoolvakanties begonnen. De een zit in de airco op kantoor te klagen dat volgend jaar de vakantie toch echt anders ingedeeld moet worden, de ander staat in de file op de Champs-Elysees, en weer een ander ligt lekker op het strand met de voetjes omhoog.

Genoeg plekken om even stil te staan bij de vakantie-uitspraak van de Hoge Raad van 23 juni 2023 waarin een werkgever na einde dienstverband nog 186,5 vakantiedagen moest uitbetalen (een bedrag van: € 62.604,32) omdat niet aan de vakantie zorg- en informatieverplichting was voldaan.

Hoge Raad – vakantiedagen verjaren niet bij schending van de zorg- en informatieverplichting

Normaal gesproken vervallen wettelijke vakantiedagen in principe zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd en verjaren bovenwettelijke vakantiedagen na vijf jaar. Maar dat geldt volgens de Hoge Raad niet als een werkgever zijn zorg- en informatieplicht in het kader van vakantie heeft geschonden.

De vakantie zorg- en informatieplicht van werkgevers

De uitspraak van de Hoge Raad komt – in combinatie met eerdere uitspraken – neer op het volgende:

• werkgevers hebben een actieve zorg- en informatieplicht tegenover hun werknemers ten aanzien van de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen;
• werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers meermaals, duidelijk, tijdig en schriftelijk worden geïnformeerd over het vervallen en verjaren van vakantiedagen als die niet op tijd worden opgenomen. Het vermelden in de arbeidsovereenkomst of een handboek wanneer werknemers vakantie kunnen/moeten opnemen en/of wanneer vakantiedagen vervallen en verjaren is niet voldoende;
• werkgevers moeten werknemers daadwerkelijk in staat stellen de vakantiedagen op te nemen en dat ook min of meer aansporen door het jaar heen.

Voorkom een stuwweer aan vakantiedagen en hoge vakantieclaims bij einde dienstverband

Als een werkgever onvoldoende kan aantonen dat aan de bovengenoemde punten is voldaan, betekent dat dat de vakantiedagen niet komen te vervallen en/of verjaren. Oftewel een stuwmeer aan vakantiedagen en mogelijk een hoog vakantiesaldo dat nog moet worden uitbetaald bij einde dienstverband.

Acties werkgevers

Werkgevers doen er dus verstandig aan om (i) een goede en overzichtelijke vakantieadministratie bij te houden, (ii) werknemers aan het begin van het jaar en tussentijds schriftelijk op de hoogte te stellen van hun vakantietegoeden en (iii) werknemers tijdig te verzoeken de vakantiedagen op te nemen voordat ze vervallen of verjaren, ze ook daadwerkelijk die gelegenheid te geven én te wijzen op de consequenties (verlies van vakantiedagen) als dat niet gebeurt.

Patricia Neijtzell de Wilde

Advocaat, Partner, Brantjes Advocaten

Geldigheid

Wettelijke vakantiedagen (20 per jaar) vervallen zes maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer niet in staat is geweest vakantie op te nemen (bijvoorbeeld als er geen re-integratiemogelijkheden zijn).

Staan er nog wettelijke vakantiedagen open uit 2022? Die vervallen dus op 1 juli 2023. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar. Werknemers nemen steeds eerst de dagen op die als eerste vervallen of verjaren. Voor Adv-dagen zijn de wettelijke vervaltermijn en verjaringstermijn niet van toepassing. Daarvoor gelden de afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst.

Vaststelling vakantiedagen

Uitgangspunt is dat vakantie overeenkomstig de wensen van de werknemer wordt vastgesteld, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten (bijvoorbeeld onderbezetting). Werkgevers zijn daarnaast verplicht werknemers in staat te stellen minimaal de wettelijke vakantiedagen op te nemen.

Zodra een werknemer een vakantieaanvraag heeft ingediend, moet de werkgever tijdig laten weten of de vakantie is goedgekeurd. Als de werkgever niet binnen twee weken schriftelijk reageert, zijn de vakantiedagen overeenkomstig de wens van de werknemer vastgesteld.

Eenmaal vastgestelde vakantie kan, als daartoe gewichtige redenen bestaan, na overleg met de werknemer, worden gewijzigd. In dat geval moet de werkgever de eventueel door de werknemer geleden schade vergoeden (bijvoorbeeld omboekings- of annuleringskosten).

Ziek en vakantie

Gaat een werknemer met vakantie en wordt de werknemer tijdens vakantie ziek, dan geldt die dag niet als vakantiedag, maar als ziektedag. Mocht de werkgever daar naar vragen, dan zal de werknemer aannemelijk moeten maken dat sprake was van ziekte (bijvoorbeeld door een doktersverklaring).

Tijdens ziekte kan een werknemer vakantiedagen opnemen, soms ook in overleg met de bedrijfsarts. Ook in dat geval moet de werknemer vakantie aanvragen bij de werkgever en worden, met instemming van de werknemer, vakantiedagen afgeschreven.

Sommige werkgevers betalen tijdens ziekte niet 100% maar 70% van het salaris. Dat is anders tijdens vakantie. Als een werknemer tijdens ziekte met vakantie gaat, worden vakantiedagen afgeschreven en moet 100% salaris worden betaald. Worden geen vakantiedagen afgeschreven, omdat er geen re-integratiemogelijkheden zijn, dan wordt wel 70% betaald. Tijdens ziekte bouwt een werknemer nieuwe vakantiedagen op, tenzij de werknemer langer dan twee jaar ziek is.

Uitbetaling vakantiedagen

Tijdens dienstverband mag een werkgever geen wettelijke vakantiedagen uitbetalen. Bovenwettelijke uitbetalen mogen wel worden uitbetaald. Bij einde dienstverband is de werkgever verplicht niet-genoten vakantiedagen uit te betalen. Bij de vaststelling van de waarde van een vakantiedag moet al het loon in aanmerking worden genomen. Ook bonussen, een vaste dertiende maand of eindejaarsuitkering vallen daaronder.

Patricia Neijtzell de Wilde
Advocaat, Partner, Brantjes Advocaten