Vanwege de coronacrisis werken veel werknemers (gedeeltelijk) vanuit huis en bij sommige bedrijven zal thuiswerken ook straks vaste prik blijven.
Geluiden van werknemers zijn vaak dat zij de interactie met collega’s missen, het sparren gaat toch minder soepel over de telefoon of videobellen en de praatjes bij de koffieautomaat zijn – in hun ogen – een legitieme en gezellige break nu roken anno 2021 echt niet meer kan. Daarentegen voelt thuis onder werktijd de was ophangen, de kast van de onderbuurvrouw van 81 in elkaar zetten, of de hond van de buren uitlaten, toch een beetje als spijbelen. Kan mijn werkgever eigenlijk zien wat ik doe, of wat ik juist niet doe?
Veel gehoorde uitdagingen van werkgevers zijn dat zij door het thuiswerken het zicht op (het welzijn van) hun werknemers kwijtraken, dat ze het idee hebben dat ze bij de werkzaamheden minder kunnen ondersteunen en de begeleiding (zeker bij de jongste of nieuwe medewerkers) misschien tekort schiet. Gaat het wel goed met ze? Durven ze wel te bellen met vragen? Werken ze wel (genoeg)? Kan of moet ik ze controleren/monitoren?
Monitoren is toegestaan
In het kader van een goede arbeidsrelatie moet er een goede balans gevonden worden en transparantie is daarbij belangrijk. Een bepaalde vorm van controle is niet verkeerd, ‘monitoren’ in bepaalde mate kan juist stimulerend werken en overbelasting tegengaan, maar het moet niet doorslaan in een vorm van wantrouwen, stress of contraproductiviteit. Duidelijke communicatie is dus van belang.
Zorgvuldige voorbereiding is noodzakelijk
Als (structureel) wordt thuisgewerkt is het dan ook verstandig om duidelijke afspraken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Daarin wordt niet alleen geregeld op welke dagen wordt thuisgewerkt, hoe de werkplek wordt ingericht en/of gefaciliteerd, of er een onkostenvergoeding wordt betaald, wat kan helpen om het welzijn en de connecties met collega’s te bevorderen en wanneer het niet meer is toegestaan om thuis te werken, maar daar kan ook in worden vastgelegd dat de werkgever de werknemer zal monitoren en op welke wijze.
Als sprake is van monitoring dan moet echter wel rekening worden gehouden met de privacyregels en belangen van de werknemers op dat punt. Dat betekent dat werkgevers – voordat over kan worden gegaan tot monitoring – een monitor/privacyprotocol moeten opstellen waarin onder meer staat uitgelegd waarom de monitoring noodzakelijk is en de werkgever er een gerechtvaardigd belang bij heeft. Ook moet daarin staan hoe er gemonitord gaat worden en wat de werknemer wel en niet mag doen en wat de eventuele sancties zijn als de werknemer in strijd met die regels handelt.
Is er een Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan moet het voornemen aan hen worden voorgelegd. Zij hebben een instemmingsrecht.
DPIA
Is het de bedoeling dat systematisch (en/of grootschalig) wordt gemonitord? Dus bijvoorbeeld door volgsoftware in te zetten die registreert wat werknemers op hun computer doen (zoals in- en uitloggen, toetsaanslagen, gebruik van e-mail en internet) dan moet eerst een DPIA (data protection impact assessment) worden uitgevoerd. Dat is een uitgebreidere privacyrisicobeoordeling. Een DPIA is vormvrij, maar de AVG (privacywet) stelt wel een aantal basisvereisten. Zo moet het document in ieder geval bevatten (i) een systematische beschrijving van de beoogde gegevensverwerkingen en doeleinden, (ii) een beoordeling van de noodzaak en proportionaliteit van de verwerkingen, (iii) een beoordeling van de privacyrisicio’s voor de betrokkenen (iv) en de beoogde maatregelen om (1) de risico’s aan te pakken en (2) aan te tonen dat aan de AVG wordt voldaan.
De noodzaak, belangen en risico’s bij het thuiswerken en monitoren zullen per bedrijf verschillen.
Wij denken dan ook graag met u mee over de mogelijkheden en invulling van uw thuiswerkovereenkomst, monitorprotocol, instemmingsaanvraag en/of DPIA-toets.
Deze blog is geschreven door Patricia Neijtzell de Wilde (advocaat bij Brantjes Advocaten).